Jacob's Staff

Industria

El mantenimiento... inteligente

"Obtener lo que quieres cuando lo quieres, rápido, sencillo, eficaz. nuestros oparios pueden centrarse ahora en dar un mejor servicio al cliente, ya que no están tan agobiados con la gestión documental de los partes de trabajo ni las ordenes de reparación."

Las circunstancias
Los 18 técnicos de la empresa realizan los mantenimientos de distintas instalaciones de frío industrial, principalmente de supermercados.
Dentro del periodo marcado deben visitar a los centros asignados y realizar inspecciones que deben quedar recogidas en un acta de inspección o visita donde se verifica que elementos se han revisado, cual es el periodo útil de los elementos revisados, etc. Esto es muy importante a la hora de reclamar posibles malfuncionamientos de aparatos muy costosos en periodo de garantía, y además necesario e determinados elementos por su relación con la aparición de bacteria como la legionella.

El reto
Una vez realizada la inspección aproximadamente unas tres diarias es necesario recopilar toda esa información, unos 50 partes diarios, 250 semanales, 1000 mensuales, donde hay que verificar tiempo invertido, piezas utilizadas, desplazamientos etc... Eso implica que desde que se realiza la inspección hay un promedio de 3 semanas de demora hasta su incorporación a los sistemas de gestión, ya que los técnicos pasan toda la semana fuera de las instalaciones. Hasta que estos datos no existen en la aplicación de gestión no se puede generar la correspondiente factura por la actuación del servicio de mantenimiento. Y en el caso de resolución de problemas en los que tienen que intervenir otros grupos de trabajo, estos no son conscientes de las actividades a realizar hasta que el parte de incidencia no este disponible, lo cual genera que el cliente llame interesándose por la resolución de su problema no urgente , pendiente todavía de estar la información en el sistema, no se le puede presentar una atención inmediata, teniendo que consultar manualmente el parte del operario y siendo necesario volver a llamarle para una nueva comunicación sobre el estado de la resolución de su caso.

Solución
Astutia implemento los servicios y procesos necesarios para convertir en realidad lo que el cliente demandaba, se digitalizaron los formularios, se llevó a cabo el desarrollo de soluciones móviles que permiten a cada operario del servicio de mantenimiento poder enviar en tiempo real el report de sus acciones y gestiones.

El resultado
El operario realiza las mismas operaciones que siempre, usando el mismo formulario donde deja constancia de su intervención, material empleado, tiempo, y constancia de la firma del responsable de la tienda a su finalización de la visita. En ese mismo instante, cuando el director de ese centro, firma ese parte de actividad, toda la información, esta disponible en el sistema de gestión. Habiéndose recogido ya las horas invertidas en esa actuación, (conocimiento de rendimiento y actuación por empleado) los materiales empleados, los datos relativos a la información de uso de las maquinas, la petición de piezas de repuesto en el caso de ser necesario, (acumulación de pedidos a un mismo fabricante mejor precio, y estudio de las piezas que más averías tienen) posibilidad de procesar el pedido directamente al fabricante, posibilidad de solicitar actuación inmediata de un segundo equipo, mejora en la planificación de los grupos de trabajo, posibilidad de saber en cada momento donde están y la posibilidad de asignarles tareas urgentes extras en función de su posición o grado de disponibilidad.

Ventajas
Inmediatez, mejora en los procesos, cuando el equipo de mantenimiento termina, puede olvidarse de toda la gestión burocrática del papel por que el servicio ya permite que todo este procesado el mismo dia. Disminución del trabajo administrativo, mejora de la productividad, mejora de costes, disminuir el tiempo de facturación desde la actuación.

Propuestas de mejora
Seguimiento GPS de la ubicación del personal, incorporación de dispositivos móviles para captura de imágenes.

Cliente

Grupo empresarial

País

España

Soluciones

• Astutia