Jacob's Staff

Administración Pública

Anexos de Solicitud...que no se pierden

"Todos los ciudadanos que acuden al ayuntamiento a realizar una solicitud, se sorprenden de la facilidad de uso y el resultado obtenido. Algunos no se lo pueden creer. Al mismo tiempo, hemos reducido el tiempo destinado a la introducción de esa información, en el gestor documental propio."

Las circunstancias
El sector de los ayuntamientos, y en general de la administración pública, se caracteriza por la gran cantidad de información que maneja. Esto provoca, que en algunos casos, la necesidades de los ciudadanos no sean resueltas con la urgencia y eficacia necesaria.

El reto
En este caso, el reto consistía en recoger las solicutudes de todos los ciudadanos del ayuntamiento. Posteriormente se debía de incorporar toda la información recogida a los sistemas del ayuntamiento.

Solución
Astutia, en este caso, implementó los servicios necesarios para la recogida de todas las solicitudes y los procesos para su posterior digitalización y generación de documentación. Como resultado, se obtenía un documento formato Word, que se incorporaba al gestor documental del Ayuntamiento.

El resultado
El resultado ha sido muy bueno, donde los ciudadanos siguen haciendo sus solicitudes de forma natural, y el personal del ayuntamiento se evita el tener que generar manualmente la documentación necesaria para seguir con el proceso normal de la solicitud.

Ventajas
Disponer de la información en tiempo real, evitando las posibles pérdidas de papeles. Evitar todos los errores de carga de datos.

Propuestas de mejora
En este caso, y debido a la sencillez del proyecto, no quedo ningún margen de mejora, solamente la incorporación de más documentación al sistema Astutia.

Cliente

Ayuntamiento de Vallgorguina

País

España

Soluciones

• Astutia